コロナ禍と働き方

新型コロナウィルス感染症への対策として、様々な企業がテレワークやウェブ会議のシステムを取り入れています。あまりにも一気にその流れが進んだせいで、テレワークやウェブ会議用のマイクセットやウェブカメラなどが品薄になり、ネットオークションサイトなどで高額で取引される場面が見られました。最近ではだいぶ在庫も落ち着いてきたのか、家電量販店店頭でも以前の通りのラインナップで置かれています。
コロナ禍の教訓を生かして、これからそれらを導入していこうと思われている事業者の方々もいらっしゃると思います。本記事ではその導入の仕方や必要な機材を簡単に解説していきます。

テレワークのスタイルを決める

まず、一番大切なのはどのようなスタイルで離れた場所にいる従業員と連絡を取るのかということ。
常にデスクにいて、多人数で会話しながらする作業なのか、個々でひたすら成果物を作るのか、そしてそれらを監視したいのか、によっても必要なものは変わってきます。別に監視もしなくていい、成果物さえ出してくれればそれでいい、という場合であれば、電話一本メールができればOKということになりますし、多人数で常に打合せしながら、ということであればカメラや会議システムが必要になります。つまりスタイルによって必要な機材も管理の方法も変わってくるということです。

ベーシックなスタイルを想定した場合

例えば上記のスタイルを「監視不要。必要な時に対面で打ち合わせができればよい。」と仮定してみます。
家庭で必要なこと
１．（必要な機材）
・ウェブカメラ…対面の打ち合わせで在席確認だけではなく、手元の資料を見せながら打ち合わせをするのにも使用します。
・マイクまたはヘッドセット…できればヘッドセットをお勧めします。事業所内で本来行われる会話が、事業所外のパソコンのスピーカーから発されるのはセキュリティ上、よくありません。
・パソコン…個人所有のものを流用するよりは、ノートパソコンでもいいので専用のものを支給するほうが、ソフトウェアの管理やセキュリティ管理もしやすく安全です。自席で使っているのがノートパソコンであればそのまま利用するのもよいでしょう。
２．（必要な環境）
・インターネット回線…個人利用している回線の一部を利用させてもらうのが一般的だと思います。最近では従量制課金のものは少ないと思いますが、ポケットWiFiなどでインターネットをしている方もいらっしゃるので、確認が必要です。

基本的には機器＋インターネット回線で意外と簡単に構築できます。
ですが、従業員個人のものを借用する場合その負担について、きちんと話しておかないと思わぬ労使トラブルにもなりかねません。インターネット回線と電気料金については必須ではないかと思います。我が家でも家内がテレワークをしていますが、突然電気代が跳ね上がってびっくりしました。

事業所で必要なこと
セキュリティを導入している会社では、各社によって方法の差異はありますし、接続方式によっても異なりますので、システム担当の方とよく打ち合わせが必要です。
大切なのはテレワークで何をするのかを、きちんと決めて運用していくことです。

テレワークのメリットデメリット

（メリット）
・通勤での感染症感染のリスクを低減できます。
・従業員側も通勤の時間が節約でき、自分の時間をより確保しやすくなる。
・事務所内の人数が削減でき、スペースの節約になります。（賃貸の場合特に）
（デメリット）
・対面での打ち合わせ等の機会が減ってしまう。
・テレワークにかかる費用（回線料金等）の負担が増える
・資料等を多く扱う事務所では持ち出しの規定等の設定と安全性の確保が必要になる

テレワークを導入したら一切出社しない、という極端なことをする必要はないと思います。
一週間のうち数日でもテレワークに切り替えることができるなら、メリットは十分にあると思います。まずは一週間に１日からちょっとずつ試してみてはいかがでしょうか？

ウェブ会議の活用

ちょっとした打ち合わせなら、集まらずにウェブ会議で済ましてみるのはいかがでしょうか？
電話と違って顔を見ながら、資料を見せながら打ち合わせができるので非常に便利です。
Zoom（https://zoom.us/）。有名ですね。無料の登録だけでも100名までのミーティングが40分間できます。ちょっとした打ち合わせ程度ならこれで十分ではないでしょうか。
もちろん上司への報告も、資料を見せながら顔を突き合わせて可能です。パソコンがなくてもスマートフォンやタブレットからでも参加できます。

いかがでしたでしょうか。新型コロナウィルス感染症も依然として予断を許さない状況ですし、これからの時期はインフルエンザの流行とも重なってきます。
少しでも感染症のリスクを減らすため、そしてテレワークやウェブ会議を取り入れた働き方を少し考えてみませんか？