「我が社には関係ない」は大間違い！

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電磁的記録等により保存することを定めた法律ですが、令和4年1月1日から大きく変わります。
保存する対象は大きく分けて3つあり、帳簿と書類、そして電子取引の取引情報ですが、このうち電子取引の取引情報について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置が、今年いっぱいで廃止されることになりました。電子メールでの取引情報のやりとりやインターネットを利用した取引などを行っている企業も多くあると思いますが、何らかの対応を迫られることになります。

電子取引の取引情報とは

電子取引の取引情報とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う情報のことをいいます。電子取引には具体的には次のような取引が含まれます。
・いわゆるEDI取引
・インターネット等による取引
・電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）
・インターネット上にサイトを設け，当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

電磁的記録の保存要件

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存にあたっては、真実性を確保する要件及び可視性を確保する要件を満たす必要があります。

真実性を確保する要件（次のいずれかの措置を行う）
1. タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う
2. 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
3. 記録事項の訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は記録事項の訂正削除ができないシステムを利用
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて、その規程に沿った運用を行う

可視性を確保する要件
1. 取引情報をパソコン、ディスプレイ、プリンターにより整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
2. 取引情報について、月日、金額、取引先を検索条件として設定ができるなどの検索機能を確保すること（一定の小規模事業者を除く）

青色申告の承認取り消し

電子取引の取引情報を上記の要件を満たして保存できない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得るとのことです。単にデータを保存しているだけでは要件を満たしませんので、ご注意ください。